Menú
El teletrabajo en Colombia está reglamentado desde el año 2008, pero a pesar de los diversos esfuerzos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones por promoverlo e incentivar a las empresas a este tipo de contratación, fue hasta la pandemia del Covid-19 que las empresas y los trabajadores descubrieron esta modalidad de trabajo. Para efectos del presente artículo, hablaremos de trabajo remoto como aquel que se realiza por fuera de las instalaciones de una empresa, sin importar la modalidad legal que pueda existir en la relación contractual.
Si bien, muchas de las personas y empresas que asumieron el trabajo remoto de manera inesperada pudieron adaptarse fácilmente, esta modalidad de trabajo implicó retos significativos. Uno de estos fue el manejo de herramientas tecnológicas que permitieran una mejor comunicación y organización del trabajo. De hecho, estos dos factores son los pilares del trabajo remoto y los cuales voy a profundizar en este artículo.
Empecemos aclarando que la comunicación remota cambia significativamente a la que se tiene en entornos de trabajo presenciales, y esto se debe a que se pierde la posibilidad de tener comunicaciones informales, así como la forma de interactuar debe ser consiente por parte del trabajador remoto, ya que el éxito depende 100% de la responsabilidad que tenga para asumir su trabajo.
Esta responsabilidad va de la mano con la confianza de los líderes, quienes en estos entornos debe cambiar el micro-managment por desempeño por objetivos. En este sentido herramientas como Microsoft Teams permiten el seguimiento de tareas y actividades, medición de trabajo por objetivos y la trazabilidad de los proyectos que se desarrollan.
Teams ofrece Equipos, una herramienta que estructura la comunicación, a la vez que permite centralizar los documentos e información que se maneja por áreas, temas o proyectos. Microsoft los define como “colecciones de personas, contenido y herramientas que rodean diferentes proyectos y resultados dentro de una organización”.
Cada equipo tiene la posibilidad de crear Canales, que son secciones dentro del equipo que permiten organizar las conversaciones por temas o sub-áreas específicas, que además cuenta con herramientas como Calendario, Task de Planner, Archivos, Workflow, entre millones de opciones, que se pueden integrar en cada canal.
Los equipos pueden ser privados o públicos, al igual que los canales. Es importante que creemos equipos con las personas correctas para que no haya la necesidad de contar con canales privados, ya que esto genera ruido dentro del equipo y se pierde el principio de transparencia en las comunicaciones. En trabajo remoto es necesario comunicar todo el tiempo, las actividades, la agenda, los horarios, los objetivos, y los acuerdos, ya que, es la base de conocimiento que tienen todos los miembros del equipo para conocer que está sucediendo con los resultados del trabajador remoto.
¿Recuerdan cuando en entornos laborales presenciales veíamos la silla vacía de un compañero de trabajo? Ese era el primer indicador de una ausencia laboral, fuera por incapacidad, permiso o vacaciones. En entornos remotos como no podemos ver «la silla vacia», por lo cual la comunicación debe realizarse mediante el calendario, y de los estados. Si no se informa constantemente en entornos remotos, sencillamente los demás miembros del equipo no saben que está sucediendo y pueden pensar que la persona no quiere atender los mensajes, esto generaría malestar.
Microsoft Teams, permite indicar si el trabajador remoto se encuentra en trabajo presencial o remoto, que es muy funcional para las empresas que tienen modalidad hibrida . Además, bajo la funcionalidad de Mensajes de Estado, se puede indicar si está en permiso, incapacidad o se encuentra en algún evento o conferencia. Incluso puede indicar que persona del equipo puede atender las solicitudes en su ausencia.
Ahora bien, otro pilar del trabajo remoto es la organización del trabajo. Si el trabajador remoto no utiliza metodologías para esto, muy difícilmente logrará los objetivos pactados. Task de Planner, es una herramienta que permite tanto al trabajador, gestionar sus listados de tareas y pendientes, como al líder tener el control y seguimiento de cumplimiento de objetivos. A través de los planes de trabajo se pueden crear colecciones y tarjetas con una variedad de funcionalidades, que van desde la creación del plan y las tarea, la lista de comprobación de actividades asociadas a la tarea, se pueden realizar comentarios, agregar archivos y, establecer y actualizar el progreso.
Con estas funcionalidades de Microsoft Teams los líderes tienen la oportunidad de realizar seguimiento de sus trabajadores remotos en tiempo real. ¿Qué tan importante es esto? En el trabajo remoto lo es todo.
Los invito a que se inscriban al programa de Herramientas de Microsoft y Google para el Trabajo Remoto, en donde profundizo no solo en las herramientas de Teams, sino también de Google y otros proveedores que permiten implementar estrategias para ejercer de manera eficiente el trabajo remoto. Es un programa no solo dirigido a trabajadores remotos, sino también a líderes que manejen equipos híbridos, ya que estas herramientas y estrategias desarrolladas en el programa son útiles para las diferentes modalidades de trabajo.
Comparte nuestro contenido:
