Habeas Data – INS

Modelo de comunicación para enviar vía email a todas las personas naturales sobre las cuales se tenga datos:

“Estimados: Docentes, Conferencistas, Alumnos, Asistentes a Nuestros Cursos, Empleados y Funcionarios del Sector Productivo, Real y Oficial, Proveedores de Bienes y Servicios, y Comunicad Académica en General

De conformidad con el artículo 10 del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 nos permitimos informarle que con anterioridad a la expedición del mismo hemos recolectado algunos de sus datos personales con ocasión de nuestra actividad.

Por lo anterior y para los fines del citado artículo, de la manera más amable y cordial solicitamos su consentimiento para continuar tratando sus datos personales de manera leal, lícita, segura y confiable para las finalidades señaladas en nuestra  autorización de tratamiento de datos personales.

El INS ha creado una Política de Tratamiento de Información en la cual se definen, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad con sus datos personales. En la misma también se establecen los mecanismos para que ejerza sus derechos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (NIT. 860.076.579-9) es una Fundación creada para la formación y entrenamiento empresarial, vinculada con la FEDERACIÓN DE ASEGURADORES COLOMBIANOS – FASECOLDA ( NIT. 860.049.275-0) ( Educación Informal en los términos del artículo 38 del 2888 de 2007)

En desarrollo de su actividad social, el INS Y/0 FASECOLDA organizan conferencias, seminarios y cursos sobre seguros para el sector financiero, sector real y entidades oficiales.

Dentro de nuestras políticas de comercialización de la oferta académica antes señalada, se encuentra previsto remitir información sobre los cursos, seminarios y conferencia, a todas y cada de las personas, que pueden estar interesadas en los temas propios de la industria aseguradora.

Sin lugar a dudas, conocer sobre la oferta académica del INS y FASECOLDA beneficia a quien recibe la información, toda vez que le permite saber sobre los cursos, seminarios o conferencias que se dictarán para ilustrar a las personas vinculadas, directa o indirectamente, a nuestra industria en diferentes calidades, a saber: Empleados de Aseguradoras, Tomadores de Seguros, Asegurados, Beneficiarios,  Consumidores de Seguros, Responsables de Seguros en el Sector Financiero, Real y Estatal, y en general, personas interesadas en los temas de seguros y áreas afines.

Cordialmente,
INS
Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá
Teléfono: 2107805 – 3443069
Correo: ins@fasecolda.com

Modelo de comunicación para pagina web a todas las personas naturales sobre las cuales se tenga datos

El INS
Informa lo siguiente:

Con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 ha recolectado algunos de sus datos personales con ocasión de nuestra actividad.

Por lo anterior,  y para los fines del artículo 10 del citado decreto, de la manera más amable y cordial solicita su consentimiento para continuar tratando sus datos personales de manera leal, lícita, segura y confiable para las finalidades señaladas en nuestra  autorización de tratamiento de datos personales.

El INS ha creado una Política de Tratamiento de Información  en la cual se definen, entre otros, los principios que se cumplirán al recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad con sus datos personales. En la misma también se establecen los mecanismos para que ejerza sus derechos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (NIT. 860.076.579-9) es una Fundación creada para la formación y entrenamiento empresarial, vinculada con la FEDERACIÓN DE ASEGURADORES COLOMBIANOS – FASECOLDA ( NIT. 860.049.275-0) ( Educación Informal en los términos del artículo 38 del 2888 de 2007)

En desarrollo de su actividad social, el INS Y/0 FASECOLDA organizan conferencias, seminarios y cursos sobre seguros para el sector financiero, sector real y entidades oficiales.

Dentro de nuestras políticas de comercialización de la oferta académica antes señalada, se encuentra previsto remitir información sobre los cursos, seminarios y conferencia, a todas y cada de las personas, que pueden estar interesadas en los temas propios de la industria aseguradora.

Sin lugar a dudas, conocer sobre la oferta académica del INS y FASECOLDA beneficia a quien recibe la información, toda vez que le permite saber sobre los cursos, seminarios o conferencias que se dictarán para ilustrar a las personas vinculadas, directa o indirectamente, a nuestra industria en diferentes calidades, a saber: Empleados de Aseguradoras, Tomadores de Seguros, Asegurados, Beneficiarios,  Consumidores de Seguros, Responsables de Seguros en el Sector Financiero, Real y Estatal, y en general, personas interesadas en los temas de seguros y áreas afines.

Consulte nuestra autorización y Política de Tratamiento de Información en www.ins.edu.co

Cordialmente,
INS
Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá
Teléfono: 2107805 – 3443069
Correo: ins@fasecolda.com

Yo   ……………………………………………. Identificado (a) con la cédula de ciudadanía manifiesto que he sido informado (a) por el INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS –INS-de lo siguiente: (i) Que recolectará, usará y tratará mis datos para prestar servicios gremiales de información al sector asegurador; (ii) Qué es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad; (iii) Que mis derechos son los previstos en la Constitución y la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, especialmente los de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información, los cuales puedo ejercer observando los procesos de consultas y reclamos contenidos en la Política de Tratamiento de Información (PTI) de INS; (iv) Los datos de contacto del Responsable del Tratamiento son: INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS –INS. Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá D.C. Correo electrónico: ins@fasecolda.com   Teléfono: 2107805 – 3443069
De manera voluntaria, previa, expresa e informada autorizo al INS para que trate de manera leal y lícita los datos personales para cumplir sus actividades académicas y en especial los siguientes:
(i) Mantener el archivo histórico de los cursos de alfabetización, con dos finalidades: 1) Envío de información sobre cursos, seminarios y conferencias sobre seguros y materias afines; 2) Envió de información sobre oferta de empleos en la industria de seguros; 3)  Envió de información respecto de temas de seguros que FASECOLDA distribuye a través de correo electrónico;  4) Envío de información de eventos que se realizan por los miembros del sector; 5) Estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas,  análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora; 6) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por el –INS; 7) Expedir las certificaciones que sean requeridas;  8)  Elaborar estadísticas respecto de las personas que fueron formadas y capacitadas dentro del programa. 9) Almacenar la información sobre las personas a quienes se les han dado talleres o cursos de formación, para ser utilizada en (1) la expedición de certificaciones que sean requeridas y (2) para elaborar estadísticas;  10) Realizar actividades de mercadeo de productos y servicios de INS, marketing y atención de servicio al cliente; 11) Conocer el impacto de la educación en la audiencia de emisoras, o en los talleres. 12) Realización de encuestas.

INS también  podrá tratar los datos personales para los siguientes fines: (i)Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con  el INS, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por  el INS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; (ii)    Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INS o empresas vinculadas así como a los  aliados comerciales de INS; (iii) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la cualquier tercero con el cual  el INS posea un vínculo contractual de cualquier índole; (iv) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube.  (v) Suministrar a las asociaciones gremiales los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente; (vi)    Transferir o transmitir a las compañías afiliadas al INS, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del INS, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del INS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Cordialmente,

Nombre  y firma de la persona:
Cédula de ciudadanía
Nota: Por favor diligencie con su nombre este documento,  fírmelo y remítanoslo a  ins@fasecolda.com

El,  Instituto Nacional De Seguros –INS-
Política de Tratamiento de Información

Consideraciones generales

El INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (NIT. 860.076.579-9) es una Fundación creada para la Formación y Entrenamiento Empresarial, vinculada con la FEDERACIÓN DE ASEGURADORES COLOMBIANOS – FASECOLDA ( NIT. 860.049.275-0) ( Educación Informal en los términos del artículo 38 del 2888 de 2007)

l artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar  y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012  establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

El INS está comprometido con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

Obligatoriedad

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de INS en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre del INS.

Todos los empleados del INS deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre del INS se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o al INS por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

• Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

– Dato personal sensible:  Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

– Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva,  los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co).
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

– Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes,  documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

– Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros,  el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

• Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

• Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable  del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

Principios para el tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principios relacionados con la recolección de datos personales.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización  previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto,  no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos al INS.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principios relacionados con el uso de datos personales.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al  titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin  una finalidad  específica.

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. .Se deberán  adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el INS lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

Principio de seguridad: Cada persona vinculada con  el INS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

Al titular del dato
A las personas autorizadas por el titular del dato
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

Al titular del dato
A las personas autorizadas por el titular del dato
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como  Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia  de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.

El INS tiene como propósito transmitir el conocimiento de la temática jurídica, técnica, económica, financiera,  administrativa  y comercial del Seguro y de la Seguridad Social mediante programas de educación dictados por expertos en cada una de las áreas antes señaladas y desarrollados a través de metodologías de enseñanza e ilustración que garantizan el aprender teórico y práctico de los diferentes contenidos”

En ese orden el INS efectúa las siguientes actividades: a)    Capacitar a nuestros alumnos en los aspectos jurídicos, técnicos, económicos, financieros, administrativos y comerciales  del seguro y de la seguridad social; b)    Realizar estudios sobre temas de interés del sector asegurador y de la seguridad social para contribuir a su modernización y proyección; c)    Promover al interior del empresariado colombiano y de las personas en general, una cultura del seguro y de la seguridad social; d)    Crear espacios de estudio y reflexión sobre los temas relativos a los seguros y la seguridad social, y e)    Trabajar con instituciones nacionales y extranjeras que realizan actividades de educación y formación en los temas antes señalados con el propósito de unir esfuerzos en tareas comunes, así como en las complementarias”.

Teniendo en cuenta todo lo anterior,  el INS tratará de manera leal y lícita los daos personales para cumplir los fines anteriores y en especial los siguientes:

(i) Mantener el archivo histórico de los cursos de alfabetización, con dos finalidades: 1) Envío de información sobre cursos, seminarios y conferencias sobre seguros y materias afines; 2) Envió de información sobre oferta de empleos en la industria de seguros; 3)  Envió de información respecto de temas de seguros que FASECOLDA distribuye a través de correo electrónico;  4) Envío de información de eventos que se realizan por los miembros del sector; 5) Estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas,  análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora; 6) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por el –INS; 7) Expedir las certificaciones que sean requeridas;  8)  Elaborar estadísticas respecto de las personas que fueron formadas y capacitadas dentro del programa. 9) Almacenar la información sobre las personas a quienes se les han dado talleres o cursos de formación, para ser utilizada en (1) la expedición de certificaciones que sean requeridas y (2) para elaborar estadísticas;  10) Realizar actividades de mercadeo de productos y servicios de INS, marketing y atención de servicio al cliente; 11) Conocer el impacto de la educación en la audiencia de emisoras, o en los talleres. 12) Realización de encuestas.

INS también  podrá tratar los datos personales para los siguientes fines: (i)Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con  el INS, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por  el INS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; (ii)    Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INS o empresas vinculadas así como a los  aliados comerciales de INS; (iii) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la cualquier tercero con el cual  el INS posea un vínculo contractual de cualquier índole; (iv) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube.  (v) Suministrar a las asociaciones gremiales los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente; (vi)    Transferir o transmitir a las compañías afiliadas al INS, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados del INS mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, el INS  utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales de la casa matriz.

INS también  podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con  el INS, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por  el INS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INS o empresas vinculadas así como a los  aliados comerciales de INS;
Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la cualquier tercero con el cual  el INS posea un vínculo contractual de cualquier índole;
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube.
Suministrar a las asociaciones gremiales los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente;
Transferir o transmitir a las compañías afiliadas al INS, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato

El INS también podrá:

Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores  de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias.
Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil,  los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera;

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del INS, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del INS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Derechos de los titulares de los datos.

Las personas obligadas cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato

Obtener copia de la autorización

Informar sobre el uso que el INS ha dado a los datos personales del titular;

Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política

Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte del INS se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución;

El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán  cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales.  La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del INS
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes del INS cuando obra como responsable del tratamiento de datos                                         personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que  el INS está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

Deberes del INS respecto del titular del dato.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;

Deberes del INS respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Actualizar la información cuando sea necesario
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente

Deberes del INS cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Deberes del INS respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del INS cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales.

Si  el INS realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

De la autorización

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012;

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del INS.

En segundo lugar, obtendrá  el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

a.    El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del INS
b.    Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c.    El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
La autorización debe ser explícita
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo
Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a)    La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto
b)    Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA
c)    El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes
Aumentar los niveles de seguridad de esa información
Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del INS y de terceros
Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección

Transferencia internacional de datos personales

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización  del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es prerrequisito  dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Transmisiones internacionales  y nacionales de datos a Encargados

Cuando el INS desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales  en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

los alcances del tratamiento;
las actividades que el Encargado realizará en nombre del INS,
las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y el INS.
La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con  la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición delINS
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por el  INS (email: ins@fasecolda.com   o página  web: www.ins.edu.co), quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas  para conocer los  datos personales que reposen en el INS se canalizarán a través de los canales que tiene  el INS para el efecto.  En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

Fecha de recibo de la consulta
Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.  La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al INS que contenga la siguiente información:

Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer

Si el reclamo  resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Persona o área responsable de la protección de datos personales
El área administrativa del INS será la encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los titulares de los datos. Por ello se podrán comunicar a la Cra. 7 No. 26-20 Piso 4   Bogotá-Colombia Tel: 2107805 – 3443069 Email: ins@fasecolda.com

INS Video vigilancia

El INS utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.
El INS informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los  bienes e instalaciones. Esta información  puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

Otros documentos que hacen parte de esta política

Forman parte de esta política los demás documentos que tengan incidencia en la protección de datos personales Esta política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos y la presente.

Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y  modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 del 27 de junio de  2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 26 de julio de 2013.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

Datos de Responsable del tratamiento:

Nombre o razón social: INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS -INS
Domicilio o dirección: Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá D.C.
Correo electrónico: ins@fasecolda.com
Teléfono: 2107805 – 3443069
Página web: www.ins.edu.co